अक्सर कई बार क्लाइंट मीटिंग में मुझसे हर आने वाले हफ्ते के लिए इंगेजमेंट और प्लान्स पर प्रोग्रेस की जल्दी से समरी करने के लिए कहता है। इन प्रेजेटेशन्स को बेहतर बनाने के लिए क्या कोई टिप्स है?
सबसे पहले, आपको इस तरह के रिक्वेस्टस से आश्चर्यचकित नहीं होना चाहिए। आपका क्लाइंट अपने बिज़नस में टॉप पर रहना चाहता है। कारगर कंसल्टिंग का मतलब है अपने क्लाइंट्स, उनकी सिचुएशन, अपने प्रोजेक्ट प्लान, अब तक की फाइंडिंग्स और एंगेजमेंट कहाँ जा रहा है, को समझना है।
आश्वस्त होने का कि आप स्पोंटेनियस प्रोजेक्ट समरी के लिए पूरी तरह से तैयार हैं यहां एक तरीका दिया गया है। कम से कम हर हफ्ते (या प्रोजेक्ट टीम ब्रीफिंग के पहले), अपने एंगेजमेंट की समरी तैयार करें। विवरण आपके क्लाइंट के नेचर और प्रोजेक्ट पर डिपेंड करेगा लेकिन यहां ऐसे कुछ आइटम हैं जिसे आप शामिल कर सकते हैं:
- क्लाइंट की ओवरआल जरूरत और उद्देश्य
- मुख्य प्रोजेक्ट मान्यताएं
- इस अवधि लिए काम का दायरा
- इस अवधि के लिए गतिविधियां
- अब तक की फाइंडिंग्स और महत्व
- उभरते हुए मुद्दे और अनिश्चितताएं
- प्रोजेक्ट के स्कोप और लागत में रिकमेंडेड बदलाव
- स्टाफ के लिए रिक्वेस्टस और इनफार्मेशन रिक्वेस्टस
इसे कागज की एक सिंगल शीट पर लिख लें और अपनी स्पोंटेनियस ब्रीफिंग की प्रैक्टिस करने के लिए पाँच मिनट दें। भले ही आपको इसे कभी भी डिलीवर न करना हो, तो भी यह आपके क्लाइंट की जरूरतों के पूर्ण और कारगर समाधान की ओर ले जाने वाले मुख्य फैक्टर्स की छंटाई करने और क्लैरीफाई करने में आपकी सहायता करेगा। इसका या तो अपने खुद के डॉक्यूमेंटेशन के लिए या अपने क्लाइंट को देने के लिए रिपोर्ट के रूप में अपने प्रोजेक्ट स्टेटस के रिकॉर्ड के रूप में उपयोग करें।
जरा ठहरें, यदि आप कुछ ही मिनटों में एक पेज पर या अपने क्लाइंट के सामने अपने प्रोजेक्ट के मुख्य एलिमेंट्स की सामरी नहीं कर सकते हैं, तो कन्वे करने के लिए सबसे जरुरी आइटम्स क्या है पर आपको ज्यादा सोच-विचार करने की जरूरत है।
स्रोत: इंस्टिट्यूट ऑफ़ मैनेजमेंट कंसल्टेंट्स - USA